Επαφές & λίστες

Όλοι οι εκπαιδευόμενοι, οι ενδιαφερόμενοι και οι συνεργάτες σας ζουν στις Επαφές (Contacts). Από εκεί κάνετε εγγραφές, στέλνετε email και οργανώνετε το κοινό σας.

Πού θα τα βρείτε

Από το αριστερό μενού: Contacts. Βλέπετε τον πίνακα με όλες τις επαφές, με αναζήτηση και φίλτρα.

Η βάση επαφών — Smart Lists, Custom Fields, εισαγωγή & επιλογή στηλών

Προσθήκη επαφής

Μία-μίαΜαζική εισαγωγή (Import)

1. Πατήστε Add Contact / New.
2. Συμπληρώστε τουλάχιστον όνομα και email.
3. Προσθέστε τηλέφωνο, εταιρεία, ρόλο κ.λπ. αν τα έχετε.
4. Save.

1. Ετοιμάστε αρχείο CSV/Excel με στήλες (First Name, Last Name, Email, Phone…).
2. Στη σελίδα Contacts πατήστε Import.
3. Ανεβάστε το αρχείο και αντιστοιχίστε τις στήλες με τα πεδία της πλατφόρμας.
4. Προαιρετικά προσθέστε ένα tag σε όλους (π.χ. import:sept-2026) για να τους ξεχωρίζετε.
5. Ολοκληρώστε την εισαγωγή.

Ποιότητα δεδομένων

Ελέγξτε ότι τα emails είναι έγκυρα πριν το import. Λανθασμένα emails αυξάνουν τα bounces και βλάπτουν τη φήμη αποστολής σας.

Tags (ετικέτες)

Τα tags είναι ο πιο ευέλικτος τρόπος να ομαδοποιείτε επαφές. Μια επαφή μπορεί να έχει πολλά tags.

Παραδείγματα που χρησιμοποιεί το RTI:

Tag	Σημασία
cert:c-oro	Εγγεγραμμένος στο πρόγραμμα C-ORO
role:learner	Εκπαιδευόμενος
role:instructor	Εισηγητής
Enrollment Source (πεδίο)	Από πού ήρθε (Excel / Manual / Web)

Tag = αυτόματες ενέργειες

Ορισμένα tags ενεργοποιούν αυτοματισμούς. Π.χ. προσθέτοντας το cert:<κωδικός> σε μια επαφή, μπορεί να ξεκινήσει αυτόματα η εγγραφή στο μάθημα και το welcome email. Μη σβήνετε/αλλάζετε tags χωρίς λόγο.

Custom πεδία

Πέρα από τα βασικά, το RTI έχει προσαρμοσμένα πεδία για τις ανάγκες της εκπαίδευσης, π.χ.:

• Certificate — το πιστοποιητικό/πρόγραμμα
• Cohort — το τμήμα/κύκλος
• Enrollment Date — ημερομηνία εγγραφής
• Recording Consent — συναίνεση καταγραφής (Yes/No)
• Enrollment Source — προέλευση (Excel/Manual/Web)

Τα βλέπετε και τα συμπληρώνετε ανοίγοντας μια επαφή.

Τα προσαρμοσμένα πεδία (Custom Fields) της εγκατάστασης RTI

Λίστες / Smart Lists

Μπορείτε να φιλτράρετε επαφές (π.χ. «όλοι με tag cert:c-oro και Enrollment Date τον Σεπτέμβριο») και να αποθηκεύσετε το φίλτρο ως Smart List. Αυτές οι λίστες χρησιμοποιούνται απευθείας ως παραλήπτες σε καμπάνιες email.

Ομαδική εγγραφή σε μάθημα

1. Φιλτράρετε/επιλέξτε τις επαφές που θέλετε.
2. Χρησιμοποιήστε Bulk action → προσθήκη tag cert:<κωδικός> ή εγγραφή στο μάθημα.
3. Εφόσον υπάρχει ο αντίστοιχος αυτοματισμός, οι επαφές αποκτούν πρόσβαση και λαμβάνουν welcome email.

Ιδιωτικότητα (GDPR)

Κρατάτε στις επαφές μόνο δεδομένα που χρειάζεστε και για όσο τα χρειάζεστε. Στέλνετε email μόνο σε όσους έχουν σχέση με το RTI. Ο σύνδεσμος διαγραφής σε κάθε email είναι υποχρεωτικός.

→ Επόμενο: Ημερολόγιο & κρατήσεις.